Tomps, Solusi Remote Working Lebih Efektif dan Efisien

Aplikasi Manajemen Proyek Tomps (indahladya.com)

“Kertas-kertas
ini bikin pusing! Kalau begini terus, bisa telat laporan. Bakalan molor nih
proyek.”

Sebagai
pekerja lapangan yang terlibat dalam sebuah proyek, permasalahan seputar
laporan secara manual pastinya menjadi salah satu kendala utamamu bukan?

Perihal
tumpukan kertas yang bikin ribet, belum lagi masih harus dipindahin ke spreadsheet.
Alhasil jadi kerja dua kali.

Itu
kalau pengolahan data di spreadsheet-nya nggak ada masalah. Kalau
ternyata penyimpanan di spreadsheet udah mencapai limitnya? Duh, jadi
makin bingung lagi kan?

Terlepas
dari semua permasalahan itu, sebenarnya siapa sih yang mau kerja ribet? Kalau
ada yang mudah, kenapa harus yang sulit kan? Sayangnya, terkadang kita suka
melakukan denial nih terhadap permasalahan-permasalahan kecil dalam
pekerjaan kita, hingga akhirnya masalah tersebut berkembang jadi suatu
permasalahan yang lebih besar lagi.

Contohnya
dalam sebuah manajemen proyek konstruksi. Di era serba digital saat ini,
beberapa bidang sudah beralih ke sistem digitalisasi yang lebih mempermudah
orang-orang yang terlibat dalam bidang tersebut. Sayangnya, bidang konstruksi
adalah salah satu bidang yang paling jarang dilakukan secara digital, sehingga
beberapa pelaporan masih harus dilakukan secara manual.

Dan
apakah hal ini berdampak cukup besar pada proses pelaksanaan proyek tersebut?
Lantas, bagaimana bentuk adaptasi manajemen proyek selama pandemi Covid-19 saat
ini? Nah, sebelum sampai pada penjelasan tersebut, yuk kita cari tahu dulu,
kira-kira apa sih yang dimaksud dengan manajemen proyek ini?

Apa Itu
Manajemen Proyek?

Dikutip
dari tomps.id, “manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang
dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek
tersebut secara efisien dan efektif. Usaha pengerjaan yang dimaksud di atas
meliputi proses Planning (Perencanaan), Organizing (Pengaturan),
dan Controlling (Pengendalian).”

Jadi,
singkatnya manajemen proyek ini adalah usaha untuk menyelesaikan sebuah proyek
dengan efisien dan efektif. Manajemen proyek ini pun terbagi lagi menjadi
beberapa bidang. Contohnya, proyek konstruksi, proyek manufaktur, proyek
penelitian, dan proyek padat modal.

Masih
ingat dengan proyek pembangunan LRT di Palembang yang pada akhirnya diresmikan
pada tahun 2018 lalu? Nah, itu adalah salah satu contoh dari proyek konstruksi
yang termasuk bagian dari manajemen proyek pembangunan jalur transportasi dan
fasilitas publik. Sampai di sini, udah nggak bingung lagi kan sama manajemen
proyek ini?

Penyebab
Utama Kegagalan Suatu Proyek

Penyebab Kegagalan Proyek (indahladya.com)

Sebuah
proyek pastinya dimulai dan direncanakan sebaik mungkin, dengan harapan proyek
ini akan berhasil diselesaikan sesuai dengan jangka waktu yang telah
ditetapkan. Tidak hanya berhubungan dengan efisiensi waktu, tapi juga hal ini
berhubungan dengan kemungkinan timbulnya cost overrun apabila proyek
yang dikerjakan molor dari target yang seharusnya.

Namun,
terkadang kenyataan tidak selalu berjalan sesuai rencana. Beberapa permasalahan
mungkin saja timbul selama proses pengerjaan proyek ini. Dimulai dari
permasalahan tenaga kerja dan akses ke lokasi, kesalahan saat melakukan planning,
permasalahan hubungan kerja dan kontrak, dan lain sebagainya.

Tapi,
kamu tahu gak sih, secara umum, apa yang menjadi faktor utama kegagalan suatu
proyek?

Dikutip
whizlabs.com, manajemen proyek yang tidak efektif masuk ke dalam “10 penyebab
utama kegagalan suatu proyek”. Disusul dengan penyebab lainnya seperti
komunikasi yang tidak efektif, atau bahkan proses monitoring dan controlling
yang kurang baik.

Sebenarnya
suatu proyek dapat dikatakan gagal tidak hanya karena proses pengerjaan yang
tidak berjalan sesuai rencana, tapi juga bisa disebabkan karena anggaran yang
bengkak akibat molornya proyek tersebut.

Masih
ingat dengan proyek Kereta Cepat Jakarta-Bandung? Diberitakan dari
cnbcindonesia.com, proyek Kereta Cepat Jakarta-Bandung saat ini mengalami
pembengkakan biaya. Adapun salah satu penyebabnya adalah karena kurang kuatnya
manajemen proyek tersebut sehingga berpotensi menimbulkan cost overrun.

Jadi,
udah mulai kebayang kan, apa saja yang bisa menjadi kendala selama pengerjaan
suatu proyek?

Adaptasi
Manajemen Proyek Selama Pandemi Covid-19

Belum
selesai dengan permasalahan-permasalahan yang biasa timbul selama proses
pengerjaan suatu proyek, kini manajemen proyek harus dihadapkan dengan sebuah
situasi yang lebih menantang lagi, yaitu pandemi Covid-19.

Pandemi
Covid-19 saat ini tentunya memaksa siapa pun, mau tak mau, harus ikut
beradaptasi dengan kondisi yang ada. Dan salah satu bentuk solusi dari
permasalahan saat ini yaitu pemberlakuan sistem Remote Working.

Sistem remote
working ini, memungkinkan para pekerja dapat mengakses pekerjaan miliknya
tanpa perlu datang ke lokasi secara langsung. Di mana hal ini dilakukan untuk
mengurangi kemungkinan kontak erat antar pekerja.

Tips Remote
Working dalam Manajemen Proyek

Tips Remote Working (indahladya.com)

Di
samping semua keunggulan yang ada, sebenarnya pemberlakuan sistem ini tentunya
memiliki kendalanya tersendiri. Apalagi dalam hal manajemen proyek konstruksi
yang merupakan salah satu bidang yang sulit untuk melakukan digitalisasi selama
remote working ini.

Namun,
bukan berarti hal ini tidak mungkin untuk diwujudkan. Berikut ini beberapa tips
remote working dalam manajemen proyek.

1. Menyesuaikan
Kembali Perencanaan Secara Remote

Sebuah
proses adaptasi pastinya dimulai dari tahap perencanaannya terlebih dahulu,
bukan? Oleh karena itu, sesuaikan kembali perencanaan dari proyek yang sedang
kamu handle saat ini.

Atur
kembali hal-hal yang mungkin kurang sesuai dengan pemberlakuan sistem remote
working ini. Dan jangan lupa untuk mengikutsertakan berbagai bidang selama
proses perencanaan ini agar saling mengevaluasi untuk mendapatkan solusi yang
terbaik.

2. Memperjelas
Job Desc dari Tiap Pekerja

Sistem remote
working tidak memungkinkan setiap bagian untuk bisa bertatap muka secara
intens. Dalam hal ini, job desc yang dilimpahkan kepada tiap pekerja
harus dibuat sedetail mungkin. Yang tentunya hal ini akan sangat meminimalisir
kebingungan para pekerja selama proses pengerjaan proyek nantinya.

3. Mempertahankan
Komunikasi Secara Efektif

Sebagaimana
yang telah dijelaskan sebelumnya, kesulitan untuk bertatap muka secara intens
bisa berpotensi menimbulkan missed-communication antar para pekerja.
Oleh karena itu, dibutuhkan inisiatif yang kuat untuk tetap menjalin komunikasi
secara efektif menggunakan platform yang dipilih nantinya.

4. Memilih
Aplikasi Manajemen Proyek yang Sesuai

Selama
proses pelaksanaan remote working, pastinya dibutuhkan sebuah platform
dan aplikasi yang sesuai untuk melakukan monitoring dan controlling
terhadap proyek yang sedang berjalan. Hal ini tentunya akan sangat mempermudah
poin-poin sebelumnya, mulai dari perencanaan, penjelasan mengenai jobdesc,
hingga mengatur pola komunikasi yang efektif dari tiap bagian yang terlibat.

Tomps,
Aplikasi Manajemen Proyek yang All-In-One!

Dengan
mempertimbangkan segala jenis kendala dan risiko yang mungkin terjadi, Tomps
mengeluarkan aplikasi berbasis mobile dan web untuk mempermudah proses
manajemen proyek selama remote working saat ini.

Sebagaimana
permasalahan-permasalahan yang biasa timbul dalam manajemen proyek, mulai dari
penjadwalan yang berantakan, sistem pelaporan secara manual yang membuat setiap
bagiannya pusing memilih file dalam map terpisah, hingga pada akhirnya
menghasilkan sebuah laporan yang tidak akurat.

Dalam
hal ini, Tomps berinisiatif untuk menghadirkan beberapa fitur menarik yang akan
sangat membantu proses manajemen proyek, terutama selama pemberlakuan remote
working saat ini. Penasaran sama beberapa fitur ajaibnya? Yuk, simak
penjelasannya berikut ini!

Fitur
Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps (indahladya.com)

Sebagai
aplikasi manajemen proyek dengan kesan profesional, kini Tomps menghadirkan
berbagai fitur strategis dan penting yang dapat menunjang kemudahan dalam suatu
manajemen proyek. Beberapa fitur menarik yang dapat para pengguna Tomps
rasakan:

• Project
  Scheduling, Planner, and Completion
• Project
  Tracking
• Project
  Cost
• Project
  Appraisal
• Document
  & Evidence Repository
• Unlimited
  Cloud
• Role
  Access Management
• Vendors
  Performance Report
• Automatic
  Project Reports
• Gantt
  Chart 7 S-Curve
• Geo-Map
  Tagging & Visualization
• API
  Integration
• Customization-Friendly

Nah,
fitur-fitur canggih yang telah disebutkan di atas akan sangat berguna dalam
pelaksanaan manajemen proyek, terutama dalam penerapan remote working
saat ini. Tomps membuktikan bahwa mereka siap membekali fitur menarik dari
aplikasi manajemen proyek yang ditawarkan secara end to end dari tahap
inisiasi sampai closing. Lengkap banget kan?

Manfaat
Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Tidak
cukup dengan mengenalkan fitur canggihnya, berikut ini juga beberapa manfaat
yang ditawarkan Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek yang akan membantu
proyek yang kamu handle menjadi lebih efektif dan efisien.

1. Pantau
semua proyek dalam dashboard otomatis yang mudah dan menarik

Dashboard Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Tomps
menyediakan fitur all-in-one dashboard agar para penggunanya dapat
melihat secara cepat laporan keseluruhan proyek yang sedang dikelola. Laporan
ini mencakup keseluruhan aspek dalam suatu proyek, mulai dari nilai anggaran
proyek, jadwal penyelesaian, target dan realisasi Berita Acara Serah-Terima
(BAST), peta persebaran lokasi proyek via Geo-Maps, hingga jumlah user
yang aktif.

Semua
informasi yang dihadirkan dalam dashboard ini tersusun rapi dalam chart
dan kurva grafis yang tersedia. Jadi, nggak perlu ribet lagi untuk melakukan
pelaporan manual dengan kertas bertumpuk. Hemat tenaga dan hemat waktu, bukan?

2. Rencanakan
secara detail proyek kerja yang sedang kamu kelola

Planning Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Next, kamu
juga bisa merencanakan secara detail proyek kerja yang sedang kamu kelola saat
ini. Sebagaimana salah satu tantangan selama remote working, kejelasan job
desc dari setiap pelaksana proyek dan pekerja lainnya tentunya akan sangat
menentukan keberhasilan dari sebuah proyek.

Nah, dengan
aplikasi manajemen proyek Tomps, kamu nggak perlu khawatir lagi dengan
missed-communication antar pekerja, karena kamu bisa mengatur parameter
proyek bahkan mengundang stakeholder untuk ikut berkolaborasi dalam
proyek tersebut. Setiap user yang terdaftar pun nantinya bisa melihat
secara detail tahapan dan sub tahapan yang harus dikerjakan sesuai dengan
tenggat waktu yang telah diberikan.

3. Lihat
langsung progress proyek dengan sistem terintegrasi online

Progress pada Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Setelah
detail proyek selesai dibuat, kini kamu bisa dengan mudah melakukan monitoring
dan controlling terhadap proyek yang sedang dikelola saat ini. Tentunya
kamu juga bisa membuat tanggal jatuh tempo proyek sesuai tenggat waktu yang
telah direncanakan sebelumnya.

Pada
aplikasi manajemen proyek Tomps, kamu bisa melacak dan melihat langsung progress
dari proyek yang sedang berjalan. Apakah masih berada dalam status initial,
in-progress, atau bahkan closing. Dengan demikian, kamu bisa
terhindar dari kemungkinan proyek molor apalagi sampai cost overrun!

4. Dapatkan
laporan data proyek yang detail dan transparan secara real-time

Laporan Data Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Dengan
data yang terintegrasi secara online, setiap laporan data proyek bisa
didapatkan secara lebih detail dan real-time. Jika secara manual kamu
harus bolak-balik melaporkan tumpukan kertas yang berisi laporan harianmu, maka
dengan aplikasi manajemen proyek Tomps kamu cukup mengunggah laporan data
tersebut dengan mudah sehingga menjamin data tersebut menjadi lebih aman.

5. Dapatkan
ruang penyimpanan tanpa batas

Tomps Unlimited On Cloud (indahladya.com)

Kamu
pasti pernah dibuat kesal dengan ruang penyimpanan spreadsheet yang
cepat penuh, bukan? Jangan khawatir, karena Tomps punya solusinya!

Fitur unlimited
On-Cloud yang ditawarkan oleh aplikasi manajemen proyek Tomps bisa
membantu kamu memaksimalkan ruang penyimpanan dokumen proyek tanpa rasa
khawatir. Dengan pilihan On-Premise, Tomps juga menawarkan tuas kelola
dan keamanan penuh pada seluruh data proyek yang kamu miliki.

6. Ketahui
setiap progress secara real-time dengan bukti langsung dari
lapangan

Upload Bukti Lapangan pada Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Salah
satu manfaat yang juga tidak kalah penting dari aplikasi manajemen proyek Tomps
ini adalah pelaporan yang dapat disertai dengan bukti langsung dari lapangan.
Nah, dengan hadirnya fitur maps, kamu juga bisa mengetahui secara akurat lokasi
bukti yang diunggah ke sistem.

Jadi,
aplikasi manajemen proyek Tomps ini pastinya akan meminimalisir peluang
terjadinya penyimpangan dalam proyek. Dengan demikian proyek yang dikelola pun
dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien.

Yuk,
Optimalkan Remote Working-mu Bersama Tomps!

Di era
yang serba cepat kini, kita dituntut untuk mampu beradaptasi dengan situasi dan
kondisi yang ada. Ditambah lagi dengan pandemi Covid-19 yang membuat kita harus
berusaha lebih keras untuk memberikan solusi terbaik dalam setiap bidang yang
kita kelola.

Belum
lagi permasalahan seputar data yang tidak akurat dan transparan, penjadwalan
yang berantakan, hingga proses monitoring dan controlling yang
buruk, tentunya akan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan proyek yang
tengah kita kelola saat ini. Sebagaimana bayang-bayang kegagalan seperti
kemunduran waktu beroperasi hingga cost overrun, tentunya bisa menjadi
mimpi buruk siapa saja yang tidak mampu beradaptasi selama prosesnya.

Dengan
demikian, hadirnya berbagai kemudahan dari sistem digitalisasi seharusnya mampu
membantu kita keluar dari permasalahan yang tengah dihadapi saat ini.
Sebagaimana tahap inisasi hingga closing yang biasanya harus dilakukan
secara manual sehingga menghabiskan banyak waktu dan biaya, kini dapat
dilakukan hanya dalam satu aplikasi yang memberikan semua kemudahan di
dalamnya.

Berani
bertahan berarti berani untuk beradaptasi. Ucapkan selamat tinggal pada laporan
manual yang rumit, yuk beralih ke aplikasi manajemen proyek Tomps!

Referensi :
www.tomps.id